Wanneer haarwerk binnenkomt, doorlopen we onderstaande stappen om alles te controleren, klaar te zetten voor de pasafspraak en correct retour te sturen.
1. Ontvangst van het pakket
*Pakket komt binnen → gaat altijd eerst naar kantoor
*Kantoor opent pakket en bepaalt de verkoopprijzen
Controleer of pakket gekoppeld is aan een klant en een afspraak.
2. Voorbereiding op kantoor
Kantoor legt de haarwerken uit het pakket in een kistje, en voegt toe:
*Verkoopprijzen
*Pakbon
*Retourdoos (originele verzenddoos)
*Haarwerk-bestelmapje
👉 Link: hoe haarwerk-bestelmap invullen
👉 Link: haarwerk-bestelmap printen
Kistje gaat daarna naar de receptie.
3. Controle door de receptie
Receptie controleert:
*Pruiken komen overeen met pakbon
*Pasafspraak staat ingepland
(zo niet → direct inplannen)
4. Kistje klaarzetten voor afspraak
Op de retourdoos schrijven:
*Naam klant
*Datum pasafspraak
*Achter de naam een vierkant vakje zetten → dit wordt afgevinkt als de doos retour mag.
Verder:
*A4 met klantnaam + datum aan kistje
*Notitie in Salonhub bij de pasafspraak noteren: “Order binnen”
5. Na de pasafspraak
*Medewerker zet pruiken terug in de doos
*Controleer of alle pruiken/materialen aanwezig zijn
(afvinken op pakbon)
*Verkoop wordt op de pakbon genoteerd
*Doos kan retour als alle bestellingen compleet zijn voor de betreffende doos.
*Pakbonnen wordt gekopieerd en de kopieen gaan terug naar kantoor als het pakket klaar is voor verzending.
Belangrijk:
*Het vakje achter de klantnaam wordt alleen afgevinkt als die klant geweest is én de pruiken terug in de doos zitten.
*Pas wanneer alle vakjes afgeflankt zijn in die doos mag het pakket retour.
→ Bij meerdere bestellingen in één doos wachten we totdat alle klanten geweest zijn.
Daarna:
*Doos + mapje terug naar kantoor voor retourzending
Verantwoordelijkheden:
Kantoor:
*Prijzen bepalen
*Pruiken + documenten klaarzetten
*Kistje naar receptie brengen
Receptie:
*Pakbon + haarwerk controleren
*Afspraak checken / plannen
*Namen & datum op doos schrijven
*A4 + Salonhub notitie
Na pasafspraak
*Stylist zet haarwerken terug & noteert verkoop
*Receptie controleert & vinkt af
*Doos terug naar kantoor zodra alle vakjes afgeflankt zijn
*1 pakbon in de doos en 1 pakbon (kopie) terug naar kantoor in het mapje met aangekruist welk haarwerk is verkocht.
Dagelijkse check:
Receptie controleert elke dag of haarwerken binnen zijn voor de afspraken van de volgende dag.
Extra attentie bij bestellingen waarbij meerdere klanten in één doos zitten — we sturen pas retour als alle klantvinkjes gezet zijn. En controleer regelmatig of er dozen terug kunnen.